Parece un detalle menor, pero no lo es. Una buena gestión de usuarios y licencias dentro de Microsoft 365 puede marcar la diferencia entre una empresa organizada y otra que gasta más de lo que debería, casi sin darse cuenta. 

Más común de lo que parece: compañías que pagan por licencias que nadie usa, empleados con accesos innecesarios o cuentas que quedaron olvidadas de alguien que ya ni trabaja ahí. Y claro, eso no solo cuesta dinero, también puede comprometer la seguridad. 

La parte buena —porque sí la hay— es que Microsoft 365 tiene herramientas muy potentes para mantener todo en orden. Solo hay que saber usarlas bien. 

1. Entiende quién manda (y quién no) 

Microsoft 365 maneja distintos tipos de roles administrativos, y cada uno tiene su propio alcance. Saberlo evita confusiones y posibles desastres. 

Por ejemplo: 

• Administrador global: el todo poderoso. Puede configurar cualquier cosa dentro del entorno Microsoft 365. 

• Administrador de usuarios: crea, elimina y gestiona cuentas. Ideal para el área de talento humano o soporte. 

• Administrador de facturación: se encarga de las licencias y pagos. Perfecto para el departamento financiero. 

Parece básico, pero muchas empresas asignan permisos sin pensar en estos niveles y terminan con caos interno. 

2. El Centro de administración: tu tablero de control 

Si Microsoft 365 fuera un avión, el Centro de administración sería la cabina de mando. Desde ahí puedes manejar prácticamente todo: 

• Crear o eliminar usuarios. 

• Asignar productos o licencias. 

• Revisar consumo y actividad. 

• Configurar políticas de acceso y seguridad. 

¿Lo mejor? Puedes automatizar tareas que antes tomaban horas. Por ejemplo, crear usuarios nuevos a partir de plantillas o asignar licencias automáticamente según el departamento. Un ahorro de tiempo brutal. 

3. Asigna licencias con estrategia, no por costumbre 

Este es un error muy, muy común: asignar la misma licencia a todo el mundo. No todos los empleados necesitan las mismas herramientas, y ahí es donde muchas empresas tiran dinero sin notarlo. 

Piénsalo así: 

• El equipo administrativo puede trabajar con Microsoft 365 Business Standard, que incluye todas las aplicaciones de escritorio. 

• Los operativos, que solo usan correo y almacenamiento, funcionan perfectos con Business Basic. 

Esta diferencia, aunque parezca pequeña, puede representar un ahorro importante cada mes. 
 
💡 Si no estás seguro de cuál usar, puedes leer: “Microsoft 365: cómo elegir la licencia ideal para tu negocio” 

4. Supervisa, revisa y ajusta 

Aquí viene la parte que muchos olvidan: revisar. 

Microsoft 365 ofrece una sección de informes de uso que muestra qué empleados realmente están aprovechando las herramientas que tienen asignadas. 

Si detectas licencias inactivas, reasígnalas. 
Si alguien apenas usa el correo, tal vez no necesita un plan completo. 
Además, puedes reforzar la seguridad implementando autenticación multifactor (MFA) o políticas de inicio de sesión condicional desde Azure Active Directory. 

No se trata solo de control, sino de construir una cultura digital responsable y ordenada. 

Recuerda 

Administrar usuarios y licencias puede parecer algo aburrido o secundario, pero es justo lo contrario: es la base que sostiene toda tu operación digital. 

Cuando cada rol está bien definido y las licencias se asignan con cabeza fría, todo fluye. Menos gastos, menos errores, menos dolores de cabeza. En Tecactiva lo decimos por experiencia: un entorno bien configurado es como una máquina bien aceitada —silenciosa, eficiente y confiable—. 

Y si necesitas ayuda para dejar tu Microsoft 365 funcionando al 100 %, con gusto te acompañamos en el proceso. Porque al final, de eso se trata: de que la tecnología trabaje para ti y no al revés.